[浪風分享] 如何管理一個遠程團隊


英文原文:How to Manage a Remote Team

參與翻譯(6人)

過去的幾個月里耗盡了大量的精力一直在爭論遠程工作的是非曲直。不幸地是,關於建立遠程工作,讓你的團隊更加成功,沒有太多的經驗共享出來。

在我們發出對content marketer招聘信息后,我收到好多關於遠程工作的疑問,以及我們團隊如何管理運作的?所以我想我應該在此解釋一下。

現在,如果你想去爭論關於遠程工作和本地工作那個是更好的,請忽略這篇帖子。但是,如果你想得到一些關於如何建立一個遠程團隊使得工作能更好的開展等的建議,那請關注這個帖子。他就是為你而寫的。

我們的經歷

從第一天起,(2011年10月)Zapier就一直是一只分布式的團隊。盡管Bryan、Mike和我主在同一個城市里,我們每個人的時間安排不同,並 且一步步把Zapier建立在我們的工作和學習之外。每當我們有空閑時間的時候都用在Zapier,但是這些時間並非自動的出現在我們能夠在一起工作的時 候段里,因此不可避免的,我們成為了一個遠程團隊。

在2012年6月我們被Y Combinator接收,並且搬進了California的Mountain View的一間公共公寓。接下來的三個月,是我們的公司歷史中唯一一個所有員工都在同一個城市中的時間段。

2012年8月,Mike搬回了Missouri因為他的女朋友從司法學校畢業;並且在2012年的10月,我們開始雇佣員工。由於我們曾經就是個分布式 的團隊,因此它使得繼續實行這個方案變為可能,因為我們需要雇佣那些我們認為出色的人,但是這些人並不與我們住在同一個地方。

  • 2012年10月,Micah在芝加哥
  • 2013年1月,James在哥倫比亞
  • 2013年3月,Cooksey在哥倫比亞
  • 2013年7月,你在美國的任意地方

在過去的21個月中,我們已經學到了一些關於構建和管理一支遠程團的東西。當然還有在這方面比我們更有經驗的人。我不大確定它的規模會有多大,像 GitHub、Automattic和Citrix這樣的公司,以及其他一些公司,已經證明這是可行的。但是如果你是一個小團隊,並且想要涉足遠程工作, 把它看做速成教程吧。

成功的遠程工作設置的3點要素

要是你隨便找個事件,隨便找一堆分散在全球各地的人,並希翼他們能做出什么驚天動地的東西,少年,洗洗睡吧。

我們發現,在遠程工作——只是工作中,有三個要素:團隊,工具,和進度

團隊

團隊是現今最重要的一個元素。並非所有人都能夠在遠程環境下工作。也不是所有人都能夠管理一個遠程工作環境(不過我覺得,只需要一點點時間,任何經理人都 能夠明白如何使其工作)。因此,組建一個有能力在遠程環境下執行的團隊至關重要。下面是如何雇佣到一個最好的遠程工作者的建議:

1、雇佣踏實肯干的人

即使身處撒哈拉沙漠Timbuktu,這樣的人也會把手頭的工作做好。這樣的員工你不用天天催着他們如何如何完成工作,你要做的是掌握公司發展方向,監督核心業務的執行情況就行了。一句話,有這樣的員工是老板的幸福。

2、雇佣你信任的人

如果你不信任在遠程辦公的員工,那么這種工作模式就很難真正實行起來。如果你發現你始終在擔心遠程辦公的員工是否在偷懶等類似的問題,就說明你的考慮重心已經偏離你的業務了。記住,這個時候信任是關鍵。

3、信任你的員工

另一方面,你必須對員工表現出你的信任。作為一個管理者,你要學會讓員工對公司的發展有所期望,而不是僅僅一屁股坐在椅子上。這個很關鍵的就是對員工展現出你對他們的信任。

4、雇佣文筆好的員工

在本地辦公的模式下,很多信息是人與人之間的直接交流,但是在遠程辦公的情況下,很多信息只能靠寫下來,但對於一個團隊來說,交流又是非常主要的,所以,好的文筆對遠程辦公的模式來說是非常有用的。

5、雇佣那些不依賴職場社交的員工

對一個遠程辦公的團隊來說,建立一些社交聯系也是非常重要的,但一般來說,遠程辦公這種模式比本地辦公在社交聯系上有先天的劣勢,因此遠程辦公的員工必須能適應這一情況。一個優秀的遠程辦公員工可以做在這種環境下很高興的工作。

工具

好的工具對遠程辦公來說非常重要,它可以幫我們有效的組織團隊,統一思想。

在本地辦公的模式下,你可以通過全體會議的形式來管理員工。但對於遠程團隊,我們不可能盯在每一個員工的身后,我們就需要一些工具來實現這些目的。下面是我們發現的一些有用的工具:

1、Campfire

Campfire是一個虛擬辦公室軟件,登錄進了Campfire就可以開始開始工作,其帶有的群體聊天功能也會增進員工之間的關系。

根據你團隊的規模,來使用Campfire的房間功能。如果團隊人數多到一定程度,可能就會產生很多無用的信息,影響交流,這個時候我們可以根據實際情況 建立獨立的房間,例如:“”water cooler","工程部",“市場部”等,這一切完全取決於你,我們就此打住。

Chilling in Campfire

 

2. Sqwiggle

Sqwiggle是一個持續視頻聊天室,但是不用像Skype和谷歌Hangouts那樣視頻直播的形式,而是每8秒傳輸一個張圖片的形式實現。讓所有人看到你工作地場景這非常不錯。如果你想和某個人私聊,你只要點擊一下按鈕,你會馬上可以實時視頻直播。

Zapier Using Sqwiggle

 

3. 郵件

大家都很討厭E-mail,但是對一個遠程團隊郵件作用不可估量,因為,無論如何你的日常工作都離不開郵件。

我們建了一個郵件列表,讓你能在需要時很方便給整個團隊發郵件。這很方便讓整個都加入到問題討論,而且他可以記錄所有的信息,在你需要時候可以作為指導。一個大公司高效利用郵件的例子是Stripe。雖然他們沒有遠程團隊,但是他們的做法可以很方便的在遠程團隊中實施。

 

4. Trello

Zapier Roadmap

Trello在我們的團隊中扮演了默認路標的角色。每次我們有一項工作要做時,我們都把它加入到Trello 的to-do列表。在大多數情況下,我會發現你卡片上要記錄密密麻麻的如許多的工作。我們避免Trello卡片內容超多的一個使用技巧是,我們每形成一個 卡片,都要記錄詳細的描述,包括特性是什么?為什么比較重要以及將來預期的結果是什么樣的。

這個工組對遠程團隊來說非常重要,由於公司中每一個人都會找事做,他們會Trello的面板上挑出認為是對公司/產品最緊要的任務。

 

5. GitHub

Issues 和 pull 請求的使用相當寬松。類比 GitHub 如何使用 GitHub 來創建 GitHub,我們使用 GitHub 創建 Zapier。妙處在於,pull 請求和 issues 中的所有討論都會存檔,以供日后需要時查閱。

6. iDoneThis

iDoneThis 取代了我們的每日立會。在雇人之初,我們嘗試使用 Hangouts 進行每日立會,但之后因為負擔和團隊分心問題而被取消了。iDoneThis 替換了這個。

使用iDoneThis你把每天所作記錄下來,第二天早上iDoneThis會發送團隊中每個人做所的工作簡報。這樣這個團隊可以評論和討論有關團隊工作的細節。所以,我們用iDoneThis取代了每天把不同時區不同的人聚集起來進行一個15分中例談。

iDoneThis個人使用也是非常不錯,它可以幫助我們養成良好的習慣。他們也有很多的插件 great set of addons ,協同這些插件可以工作的更完美。

7. Chrome Profiles

我們當中許多人會有多個profile,使“工作環境”與個人瀏覽區分開。Chrome Proflile可以讓你有兩套書簽、擴展、最近登錄過的賬號、google賬號,甚至是搜索引擎關鍵字,讓你工作在熟悉的環境里,同時用同一台機器上的 同一款瀏覽器里工作和處理個人事務。

8. LastPass Enterprise

我們需要登錄到上百種在線服務,如果能讓每個進入公司的人都能任意使用這些服務,而不必關閉即時消息或等待郵件回復,那該多好。用LastPass,團隊里的任何成員都可能登錄到我們要用的任務服務,無需知道登錄憑證。

9. Draft

在任何公司上班,你都得寫很多東西。在Zapier,也是要的。不管是一篇博文、一封重要的郵件、網站存檔,還是產品文檔,我們都得花費精力在寫這件事上。Draft很像GitHub,除了可以寫作。Draft讓你快速生成版本,然后異步的收到同事的反饋。

Draft Screenshot

10. Google Docs

Google Docs是偉大的。我們要共享分析關鍵指標的電子表格。我們要共享包含團隊信息和其他以后會用到的有用信息的電子表格。我們要共享用於交流和記錄的文檔。 任何可能需要用上幾次的東西都得文檔化,而Google Docs是個很易用的分享環境,讓這成為可能。

11. Hello Sign

無論何時,你總會需要同你的雇員簽署一些東西。通過使用 Hello Sign,你可以省去很多打印文件,簽署,掃描到你的電腦中,將其分享給下一個需要簽署的人,不斷的重復的麻煩。它將保護你的頭腦免受傷害。

12. Google Talk

我們使用的最后一個重要的工具就是 Google Talk。它對於快速問答及其完美,團隊成員可以立即回答。

流程

組建一強大的遠程團隊的第三個要素是流程。我知道大部分人不喜歡碰流程,流程這東西感覺上很枯燥又死板。但如果你將流程想成“我們怎樣工作”,就會開始覺得它很牛。

好的流程可讓你搞定任務,不需要全部人員到場。它能為完成任務提供基礎跟方向。

盡管如此,流程並不意味着是死板、一成不變、無用的。在一個小公司里流程更多的是為了提供一個反饋循環,讓你能夠管理公司跟人員的進展。

下面是幾項我們用來運作Zapier流程。或者像我喜歡說的那樣:我們怎樣工作。

1. 每個人都在支援

客戶是我們的生命線。我們每日努力工作,即使在解決客戶們的問題,幫助使他們的工作更加簡單。當每個人都進行客戶支援時,每個人都能夠聽到來自客戶的聲音。

同時,創造產品的人也將對產品的支援負責。如果客戶因為一個 bug 生氣,引起該 bug 的人將負責去了解它並解決它。

這里有更多我們如何進行客戶支援的事宜.

2. 提交的慣例

因為每個人都在做運維,所以我們做了開發安排,讓每個開發者花三周時間開發功能,接下來一周做維護。開發功能的三周給開發者足夠的時間提交一定的代碼。在三周后理論上你就能發布你那塊功能。

這引進的副作用是,每個周五都有人提交重要的特性,這很振奮人心,在公司里掀起不斷進步的習慣。

在這了解更多關於Zapier如何提交功能.

3. 每周聚頭

每周五中午12點(太平洋時間)我們都會在google hangout聚頭,總結一周大事。每個團隊成員復述自己這周在做什么東西,會遇到什么問題(如果這一周還沒碰到)。然后有成果的人會展示一下他們的新玩意。

4. 每周學習

前面說的聚頭之后,我們會休息10分鍾,然后再回來聽一個小演講。每周派一個公司里的人講一個自選話題10分鍾左右。這個話題可以是與公司有關的(比如我 就講過我們內部的郵件工具是怎么動作的)或與科技有關的牛B東西(比如Cooksey最近講的網賺web workers)。這些演講都被錄了下來,以便以后新員工翻看。此外,大部分演講都會被寫成博文發出來,為Zapier打知名度。Cooksey那個網賺 演講最后變成了這一篇Intro to Web Workers ,吸引了20000人來Zapier圍觀。

5. 每個月的一對多談話

我做過的每一份工作,在我跟上級之間的反饋都是不夠的。所以在Zapier,我建立了一個每月都進行的包括每個團隊成員的反饋機制,大家在Skype或 Google Hangout上談三件問題:為了幫他做好他的工作我能做些什么?他能做些什么使他的工作有進步?為了使每個人都過得更輕松公司能做些什么?

這第一個問題讓我學到了我可以怎樣幫助自己的團隊做得更好。第二個問題讓我的團隊成員更好的完成自己的工作。第三個問題使公司成為每個人的更好的去處。

我們特意限定每個問題都只談一個點。只有一個點,可以讓每個人在一個月的時間里都很容易做到。但隨着時間流逝,一月一月的下來,一個大問題就能解決了。

每個月的議題的答案我們都會有Google Document記錄下來,因而下一個議題我們可以參考上一個,並且檢查我們做到了沒。

復查議題部分對於揭示我們做為一個遠程團隊是怎樣動作的這一點特別有用,因為它讓我得到關於怎樣使公司生活更愉快的大大小小事情的反饋。舉個例子,我發現 Cooksey跟James有時會在Columbia城里結對工作,然后得自己出停車費。現在我們正在建立信用卡,每個人都有可觀的額度。這些小事情可以 讓我們向使大家過得更好的目標前進一大步。

6. 每天反饋的慣例

在前面講開發工具的那塊我提到過我們用iDoneThis來保證大家看到每個人每天完成了什么東西。這有助於在萌芽狀態扼殺交流不暢,讓大家都知道別人都在做些什么。

我們大部分人都會使iDoneThis自動操作,使這iDoneThis看起來更像是種習慣。舉個例子,我會常常用iDones給Zapbot發留言。開 發組的人會將他們的GitHub commit記錄到iDoneThis里,其他人則會將他們的Evernote日志記錄發到iDoneThis里。

7. 私下交流

私下交流對任何團隊都是有益的。總會有些特別的東西是在成員們私下工作時才會發生。結果是我們在努力組織每年2到3次到好玩的聚會。

今年8月我們會在西雅圖一個很大的 AirBnB 場地聚會,下面這張圖片是那里的景色。

Awesome Seattle View

除了這些整個團隊的聚會,全年都會有小組聚會,用來協調新項目或新功能的開發。通常就是某個人打個飛的去找另一個人。

這很貴,因為它值得。這樣最好的地方是,你會有更多的錢來支持此類行動,因為你不必為集中辦工場地買單。

8. 能自動操作的東西都自動操作

Zapier的核心是自動化。我們采用自動化操作是基於兩個原因。其一,這讓我們將團隊人數保持在小的狀態,因為我們不需要人來做不停重復的東西,以及那 些日常又枯燥的任務。其二,這讓團隊成員們能夠將幾乎全部時間都專注在高效的工作任務上,而不是將時間花在不太有用的東西上----比如去找合適的發布命 令。

9.隨機抽檢

我們最近在試驗的是隨機抽檢。隨機抽檢通常指的是發一個快速的留言給團隊里的隨機一人,問他要某樣東西的輸入信息或查看他最近在干嘛。這個抽檢的意義在 於,它能幫每個人獲知別人在干嘛,同時也可以在兩人的特長交集中發現一些有趣的東西。這個我們試的還不久,但到目前為止效果都還挺好的。

向別人學習

這里許多東西都是從別人的基礎上建起來的。不幸的是,很少人會寫關於遠程工作以及如何管理的話題。大部分文章只涉及到了一點點,提到些小意見,比如“用Google Hangouts呀”之類無關痛癢的東西。

了解遠程工作最好的辦法是去問那些在做遠程工作的人。我從這些人身上學到了許多東西,Chargify的Lance Walley、Buffer的 Joel Gascoigne 、整個37Signals團隊、GitHub的Zach Holman,以及其他許多創始人及遠程工作者們。

如果你在找相關資料,下面這些很值得一看:

  1. Ryan Carson on managing 40 people remotely
  2. Ryan Carson Mixergy Course
  3. Almost any talk by Zach Holman on how GitHub works
  4. Wide Teams puts out a great weekly podcast about remote work
  5. Steve Smith on Optimizing for Happiness
  6. Adii Pienaar on trusting people
  7. Adii Pienaar on the challenge of remote working

同樣,我對 37Signals book Remote 的快要出來的新版十分期待。

希望這篇文章能讓你對一個團隊怎樣管理一個遠程團隊有一些深層了解。但不要將這當成宇宙真理。遠程團隊的一個好處是,遠程工作看起來更像是種體驗,所以其余一切看起來可以更具實驗性。所以親自試一下吧!最大的收獲不會是你在博文里找到的東西,而是你自己發現的東西。

如果你在一個遠程團隊里工作或者在管理一個遠程團隊,我很樂意聽到你為了讓一切動作起來是怎么做的。就在評論框里不吝賜教。:)

 

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